有效的管理者知道,時(shí)間是一項(xiàng)限制因素.任何生產(chǎn)程序的產(chǎn)出量,都會(huì)受到最稀有資源的制約.在我們稱(chēng)之為“工作成就”的生產(chǎn)程序里,最稀有的資源,就是時(shí)間.但人們卻往往最不善于管理自己的時(shí)間.

  要提高管理者的有效性,第一步就是記錄其時(shí)間耗用的實(shí)際情形.事實(shí)上,許多有效的管理者都經(jīng)常保持這樣的一份時(shí)間記錄,每月定期拿出來(lái)檢討.至少,有效的管理者往往以連續(xù)三四個(gè)星期為一個(gè)時(shí)段,每天記錄,一年內(nèi)記錄兩三個(gè)時(shí)段.有了時(shí)間耗用的記錄樣本,他們便能自行檢討了.

  半年之后,他們都會(huì)發(fā)現(xiàn)自己的時(shí)間耗用得很亂,浪費(fèi)在種種無(wú)謂的小事上.經(jīng)過(guò)練習(xí),他們?cè)跁r(shí)間的利用上必有進(jìn)步.但是管理時(shí)間必須持之以恒,才能避免再回到浪費(fèi)的狀態(tài)上去.

  第二個(gè)步驟就是要做有系統(tǒng)的時(shí)間管理.我們先要將非生產(chǎn)性的和浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)找出來(lái),盡可能將這類(lèi)活動(dòng)從時(shí)間表上排除出去.要做到這一步,可以試問(wèn)自己下列三個(gè)問(wèn)題.

  1.首先要找出什么事根本不必做,這些事做了也完全是浪費(fèi)時(shí)間,無(wú)助于成果.

  將時(shí)間記錄拿出來(lái),逐項(xiàng)逐項(xiàng)地問(wèn):“這件事如果不做,會(huì)有什么后果?”如果認(rèn)為“不會(huì)有任何影響”,那么這件事便該立刻取消.

  然而許多大忙人,天天在做一些他們覺(jué)得難以割舍的事,比如應(yīng)邀講演、參加宴會(huì)、擔(dān)任委員和列席指導(dǎo)之類(lèi),不知占去了他們多少時(shí)間.其實(shí),對(duì)付這類(lèi)事情,只要審度一下對(duì)于組織有無(wú)貢獻(xiàn),對(duì)于他本人有無(wú)貢獻(xiàn),或是對(duì)于對(duì)方的組織有無(wú)貢獻(xiàn).如果都沒(méi)有,只要謝絕就得了.

  2.第二個(gè)該問(wèn)的問(wèn)題是:時(shí)間記錄上的哪些活動(dòng)可以由別人代為參加而又不影響效果?

  我從來(lái)沒(méi)見(jiàn)過(guò)一位管理者,在檢討過(guò)自己的時(shí)間記錄后,還不改變自己的習(xí)慣,將不必親自處理的事交給別人.

  只要翻閱一下時(shí)間記錄,他就能立刻發(fā)現(xiàn)他的時(shí)間全用在不必要的事上了,而對(duì)于確屬重要的事、他自己希望做的事和他已經(jīng)承諾過(guò)的事,他卻沒(méi)有時(shí)間來(lái)處理.其實(shí)他如果真想有所作為,只要將可由別人做的事交給別人就得了.

  公務(wù)旅行就是個(gè)例子.帕金森教授在《帕金森定律》一書(shū)中指出:要迫使不勝任的上級(jí)主管退休,最好的辦法就是讓他不斷出差旅行.

  3.還有一項(xiàng)時(shí)間浪費(fèi)的因素,是管理者自己可以控制并且可以消除的———管理者浪費(fèi)別人的時(shí)間.

  這種現(xiàn)象并不明顯,但有一個(gè)簡(jiǎn)單方法可以診斷出來(lái):去問(wèn)問(wèn)你的下屬.有效的管理者懂得有系統(tǒng)及誠(chéng)懇地問(wèn)他的下屬:“請(qǐng)你想想看,我常做哪些浪費(fèi)你的時(shí)間而又不產(chǎn)生效果的事情?”問(wèn)這樣的問(wèn)題,而且問(wèn)得對(duì)方敢說(shuō)真心話,才是有效管理者的特色.即使管理者處理的都是頗有成效的工作,其處理方式仍可能造成別人時(shí)間的浪費(fèi).

  許多管理者都意識(shí)到了哪些事情會(huì)浪費(fèi)他們的時(shí)間,然而他們卻不敢面對(duì)這個(gè)問(wèn)題.他們怕因小失大,造成錯(cuò)誤.殊不知即使有了錯(cuò)誤,也能很快彌補(bǔ).事實(shí)上,一位管理者大刀闊斧減少不必要的工作,絕不會(huì)有太大的風(fēng)險(xiǎn).能夠大量削減不必要的和非生產(chǎn)性的工作,工作就進(jìn)行得快多了.

摘自《卓有成效的管理者》(彼得·德魯克著,機(jī)械工業(yè)出版社2005年版)